Kanban: uma pausa para organizar

Este post foi publicado originalmente num blog que estou desativando.
Como é um dos que  mais “recomendo”, encontro aqui um novo lugar para ele, atualizado após a evolução orgânica da minha prática de kanban dos últimos anos.

Uma das queixas onipresentes em qualquer conversa é: “estou sem tempo para nada“.

Geralmente, esta falta de tempo resulta de excesso de tarefas, reuniões demais e um sentimento de “nem sei por onde começar”.
Somos humanos e este sentimento rapidamente drena nossa capacidade de trabalhar bem.
Por isso estou encantada com minha mais nova descoberta: o Kanban.

kanban é um conceito japonês muito antigo e um dos clássicos de gestão Toyota.  Mais recentemente foi adaptado para a indústria de softwares pelo escocês David Anderson.

Tive a sorte de ouvir a explicação da boca do próprio, graças a um evento organizado por Rodrigo Toledo, do Juan Bernabó e do Alisson Vale.
Depois desta aula e estimulada pelo meu presente de aniversário, o livro Personal Kanban, implementei meu próprio experimento.

No Odisseia, acreditamos que pessoa física e jurídica têm que caminhar integradas, no nosso único e finito corpo. Por isso o meu kanban considera tarefas pessoais e profissionais lado a lado.

1) Primeiro, o backlog.

Backlog, para nós leigos, é tudo que precisa ser feito. Reuni tudo que tinha (às vezes, a mesma tarefa estava listada em mais de um lugar…) e organizei em post its, já meio separados por cores (embora recomendem classificar depois…).
Na foto ao lado, dá para ter uma ideia.  Rosa é trabalho. Laranja são os pessoais. Azuis são os compartilhados com o marido.

Ver tudo ao mesmo tempo dá um grande alívio, mesmo quando o backlog é bem grande, como o meu…
É por causa do Efeito Zegarnik que explica por que tarefa em aberto fica assombrando nosso cérebro. Ou seja, só teremos paz ao terminarmos tarefas inacabadas…
 Dar visibilidade a tudo que está pendente é o primeiro passo para poupar energia e aumentar a produtividade.

2) Depois, priorizar
É preciso escolher o que vai entrar na fila primeiro. Eu decidi acomodar meu backlog bem grandinho em raias de acordo com os “veios” da minha vida: Inspiração (o que me inspira: família, amigos, cuidados); Expressão (livro, blogs, sites onde me expresso., meu branding..); Realização (minhas várias frentes de trabalho, separadas por cor – Azul para Odisseia, Amarelo para Argo…).
Lógico que reviso isso tudo uma vez por semana, assim evito a praga do efeito Zegarnik!

3) Estabelecer o fluxo.
Outro conceito legal do kanban, aproveitado da teoria de filas, é o de fluxo.  Ao invés de pensar capacidade (eu posso fazer x tarefas por dia), eu penso fluxo (quando acabar uma tarefa, outra entra no lugar).
Usando uma metáfora, se uma estrada tiver sua capacidade de carros plenamente preenchida, vira um estacionamento!
Para que a “fila ande”, o importante é controlar o fluxo de carros, considerando que é natural haver os mais lentos e os mais rápidos.
Assim, de forma intuitiva,  manejamos tarefas mais complexas que duram mais que tarefas mais ligeiras. Só posso puxar uma nova tarefa se acabo o que está sendo feito.

Primeiro tentei o fluxo básico (ready-doing-done) e agora estou testando um novo (curtíssimo prazo -curto prazo – médio prazo – fup -done).

4) Limited WIP
Este é outro conceito fundamental: restringir o trabalho em progresso. É preciso definir um número limitado de tarefas em andamento para evitar o famigerado efeito Zegarnik, procrastinação e volta ao ciclo vicioso de acúmulo de tarefas.
Estou testando algo entre três e quatro, mais a agenda do dia.
Sou uma máquina de execução, portanto não se entristeça se o seu limite for três (aliás, o número recomendado no livro).

5) Finalmente, revisar para melhorar
A parte favorita do David Anderson e fundamental para não ficarmos engessados…
Já mudei o fluxo. Já categorizei melhor as tarefas. Estou sempre revisando as “raias”, a forma de organizar.
Estes últimos anos têm sido muito mais produtivas. Até agora, é o sistema mais intuitivo e integrado que encontrei.

Claro que não sou especialista e devo ter feito algumas alterações no kanban “puro”. Mas estou me divertindo muito e a produtividade aumentou, portanto espero que este meu “experimento” ajude  vocês também!